Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia
Region
PodlaskieTagi
Nabyte umiejętności:
- zgodne z przepisami zarządzanie dokumentacją;
- poprawne prowadzenie ewidencji archiwum zakładowego/składnicy akt;
- rozumienie znaczenia i zasad właściwego dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
- właściwe zakładanie, rejestrowanie, znakowanie spraw i ich dokumentowanie, opisywanie teczek, przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego/ składnicy akt.
- samodzielne opracowanie zasobu archiwalnego;
- przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
- zgodne z przepisami brakowanie dokumentacji;
- poznanie zasad przeprowadzania kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi i pozostałą dokumentacją;
- poznanie obowiązków twórców materiałów archiwalnych i podmiotów, które wytwarzają „jedynie” dokumentację o czasowej wartości;
- tworzenie jednolitego rzeczowego wykazu akt, odpowiadającego potrzebom podmiotu;
Dodatkową wartością jest wymiana doświadczeń z przedstawicielami innych jednostek.
Adresaci
Szkolenie jest skierowane do:
✅przedstawiciele podmiotów publicznych i prywatnych;
✅obecni i przyszli archiwiści zakładowi;
✅referenci spraw;
✅osoby oddelegowane do uporządkowania zasobu archiwum zakładowego/składnicy akt;
✅osoby, które przejęły prowadzenie archiwum/składnicy po innym pracowniku;
✅kierownicy podmiotów chcący uporządkować zgromadzoną i narastającą dokumentację;
✅osoby chcące zdobyć praktyczną i użyteczną wiedzę z zakresu porządkowania dokumentacji;
✅pracownicy firm prywatnych, zajmujących się archiwizacją dokumentów;
✅wszystkie osoby zainteresowane tematyką szkolenia, chcące podnieść kwalifikacje lub planujące przebranżowienie się.
Program szkolenia
Dzień I
- Podstawy prawne postępowania z dokumentacją – czyli co musimy, dlaczego musimy i co nam grozi, jeśli tego nie zrobimy?
- ważniejsze regulacje polskiego prawa archiwalnego
- podstawowe konstrukcje prawa archiwalnego
- obowiązki aktotwórców (w tym wynikające z przepisów resortowych);
- sankcje prawno-karne (wybrane).
- Podział współczesnej dokumentacji
- podział dokumentacji współczesnej pod względem formy zapisu
- podział dokumentacji w zależności od jej przeznaczenia
- dokumentacja typowa i specyficzna
- dokumenty elektroniczne
- podział dokumentacji w zależności od stopnia jej dostępności
- podział dokumentacji w zależności od jej znaczenia
- dokumentacja źródłowa i opracowanie końcowe
- Kwalifikacja archiwalna współczesnej dokumentacji
- kryteria kwalifikacji archiwalnej;
- wykaz akt jako podstawa klasyfikacji i kwalifikacji – skąd się biorą „numery” w wykazie akt?
- podział dokumentacji na kategorie archiwalne, sposoby oznaczania
- okresy przechowywania najważniejszych rodzajów dokumentacji.
- jak liczyć okresy przechowywania? – najczęstsze „pułapki”
- wytyczne CKAOD i kryteria wartościowania niektórych rodzajów dokumentacji;
- Czynności kancelaryjne
- systemy kancelaryjne: PODSTAWOWE RÓŻNICE
- system kancelaryjny a podstawowy sposób dokumentowania;
- wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
- czego nie znajdziemy w regulacjach?
- składy chronologiczne, składy informatycznych nośników danych – podstawowe zasady;
- obieg dokumentacji, typowe punkty zatrzymania
- dokumentacja tworząca i nietworząca akt sprawy
- obowiązki referentów, w tym rejestrowanie, znakowanie spraw;
- formy prowadzenie teczek aktowych
Dzień II
- Archiwum zakładowe/składnica akt – organizacja i zadania
- archiwum zakładowe a składnica akt – różnice
- personel archiwum zakładowego – kwalifikacje i zakres obowiązków
- lokal archiwum zakładowego
- zadania archiwum zakładowego i składnicy akt
- ewidencja archiwum zakładowego – jak to usprawnić?
- outsourcing zarządzania dokumentacją – szanse i zagrożenia.
- Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
- inicjowanie brakowania (typowanie dokumentacji);
- opiniowanie spisów
- procedura brakowania – zasady sporządzania wniosku i spisu/spisów;
- odpowiedzialność kierownika podmiotu; Czy archiwum państwowe daje zgodę na zniszczenie?
- zmiana kwalifikacji archiwalnej, wyłączanie dokumentacji z procedury brakowania; aktualizowanie ewidencji.
- przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia – niszczyć samodzielnie czy za pośrednictwem specjalistycznych firm?
Warsztaty
Case study, wypełnianie formularzy, zadania.
Dzień III
- Kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi, wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i pozostałą dokumentacją;
- Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych:
- Standardy porządkowania;
- Standardy ewidencjonowania – jak stworzyć spis i zgłoszenie gotowości do rozpoczęcia prac/przekazania; co umieścić w notce historycznej?
- Standardy technicznego zabezpieczenia.
- Elektroniczne zarządzanie dokumentacją – czynności kancelaryjne w systemach EZD.
- Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub trwałego zaprzestania działalności podmiotu.
Dyskusja
Egzamin (odbywa się pisemnie, ostatniego dnia kursu)
Prowadzący
Absolwentka studiów magisterskich na UMCS w Lublinie, studiów podyplomowych na Uniwersytecie Warszawskim oraz kursów kancelaryjno-archiwalnych i szkoleń metodycznych, organizowanych przez Krajowe Centrum Edukacji Archiwalnej SAP i Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. Praktyk, na co dzień współpracuje z archiwami państwowymi, dzięki czemu wiedza przekazywana podczas szkoleń jest zawsze aktualna i zgodna z najnowszymi przepisami. Od wielu lat tworzy i wdraża przepisy kancelaryjne, a także prowadzi szkolenia, warsztaty, konsultacje i prace archiwizacyjne na terenie całego kraju, dzięki czemu szkolenia charakteryzują się wysokim stopniem wiedzy praktycznej. Pracuje na zlecenie jednostek administracji rządowej i samorządowej,porządkując zasób archiwalny ministerstw, urzędów centralnych, samorządowych jednostek administracyjnych i firm prywatnych oraz organizując i prowadząc ich archiwa zakładowe i składnice akt. Współpracowała m.in. z Krajową Radą Radiofonii i Telewizji, Krajowym Instytutem Polityki Przestrzennej i Mieszkalnictwa, Naczelną i Okręgową Radą Adwokacką w Warszawie, PAN, Ministerstwem Środowiska, Ministerstwem Sportu, Ministerstwem Edukacji Narodowej, Generalną i Regionalną Dyrekcją Ochrony Środowiska, WFOŚiGW, Lasami Państwowymi, Polską Grupą Energetyczną, Polskimi Sieciami Elektroenergetycznymi, Polskim LNG, Przemysłowym Instytutem Automatyki i Pomiarów, Głównym Urzędem Miar, teatrami, instytucjami i ośrodkami kultury, biurami festiwalowymi, placówkami oświatowymi i medycznymi, ośrodkami naukowo-badawczymi. Specjalizuje się w archiwizacji dokumentów, obiegu i zarządzaniu dokumentacją w jednostce, prowadzeniu archiwów zakładowych i składnic akt oraz tworzeniu i wdrażaniu przepisów kancelaryjno -archiwalnych.
Podobne szkolenia
Co jeszcze może Cię zainteresować?
Postępowanie z dokumentacją w jednostkach opieki zdrowotnej Organizacja archiwum w SP ZOZ
Zobacz więcej
Wdrażanie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją i e-Doręczeń – aktualizacja instrukcji kancelaryjnych oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt
Zobacz więcej
Dowiedz się więcej
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszej ofercie, organizowanych przez nas szkoleniach, kursach i warsztatach zadzwoń lub napisz!
Sprawdź nasze szkolenia