szkolenie online

Wdrażanie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją i e-Doręczeń – aktualizacja instrukcji kancelaryjnych oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt

ID szkolenia: 3756

Region

Dolnośląskie, Kujawsko - Pomorskie, Lubelskie, Lubuskie, Łódzkie, Małopolskie, Mazowieckie, Online, Opolskie, Podkarpackie, Podlaskie, Pomorskie, Śląskie, Świętokrzyskie, Warmińsko-mazurskie, Wielkopolskie, Zachodniopomorskie

Tagi

# medyczne, #personel, akta, archiwum, epuap, kontrol, składnica
Opiekun szkolenia
Uwaga!

Materiały szkoleniowe oraz certyfikat ukończenia szkolenia otrzymają Państwo mailowo.

Cel:

W trakcie szkolenia przedstawione będą zagadnienia kluczowe w obiegu dokumentacji, których opis w normatywach kancelaryjnych jest przekłada się bezpośrednio na postępowanie z dokumentacją w jednostce organizacyjnej. Jako przykład można podać problem stosowania podpisów własnoręcznych lub elektronicznych zależącego od zdefiniowania zasad akceptacji i dekretacji w instrukcji kancelaryjnej dla obu sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych – tradycyjnego i EZD. Trzeba zwrócić choćby uwagę na zasady i tryb rejestrowania przesyłek wpływających i wychodzących w kontekście stosowania e-doręczeń.

Adresaci

Szkolenie skierowane jest do koordynatorów czynności kancelaryjnych oraz archiwistów zakładowych, ale także osób odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji w jednostce organizacyjnej.

Program szkolenia

W trakcie szkolenia zostaną:
– wskazane konkretne miejsca w instrukcji kancelaryjnej i wykazie akt, w których powinny/mogą być dokonane zmiany,

– przedstawione przykładowe rozwiązania kancelaryjne przygotowane w formie wzorów do wykorzystania,

– omówione skutki konkretnych uregulowań/zapisów na obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej,

– zidentyfikowanie i przeanalizowane kluczowe punkty w obiegu informacji i dokumentacji, które bezpośrednio angażują twórców dokumentacji w stosowanie EZD

– Wskazane strategiczne momenty w procesie gromadzenia i wytwarzania dokumentów oraz oszacowane ryzyka z nimi związane

1. Ewolucja pojęć kancelaryjno-archiwalnych – przegląd słowniczka z instrukcji kancelaryjnej pod kątem nowych definicji np. dekretacja automatyczną, uproszczona, zastępcza; komórka merytoryczną i organizacyjna, skrzynka doręczeń, składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych, itp.
2. Wskazanie osób odpowiedzialnych za przestrzeganie zapisów instrukcji kancelaryjnej (pracownicy podmiotu, kierownicy komórek, koordynator czynności kancelaryjnych, archiwista, kierownik jednostki organizacyjnej) i formalne określenie ich obowiązków.
3. Konkretny opis czynności kancelaryjnych wykonywanych w systemie EZD oraz w systemach dziedzinowym i tradycyjnym (prowadzenie rejestrów, zakładanie spraw i ich prowadzenie, dekretacja, akceptacja, generowanie i tworzenie raportów, gromadzenie dokumentów elektronicznych tradycyjnych oraz odwzorowań cyfrowych które mają znaczenie dla przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw).
4. Weryfikacja zasad przyjmowania, rejestrowania i rozdzielania przesyłek wpływających, pod kątem osób uprawnionych i roli punktu kancelaryjnego.
5. Wykonywanie odwzorowań cyfrowych (minimalne wymagania techniczne, ograniczenia dla wykonania pełnych odwzorowań) oraz status skanów w zarządzaniu dokumentacją.
6. Podpis elektroniczny oraz jego weryfikacja (raport z weryfikacji, ważność podpisu elektronicznego).
7. Postępowanie z dokumentacją w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych (ilość składów, obsługa, kwalifikacja archiwalna, opis i ewidencja, porządkowanie).
8. Dekretowanie a rozdział przesyłek przez osoby uprawnione.
9. Znak sprawy – konstrukcja, rozbudowa, uzupełnienie, zmiana.
10. Akceptacja i podpisywanie przesyłek wysyłanych elektronicznie i tradycyjnie dla spraw papierowych i elektronicznych.
11. Wysyłanie przesyłek nieelektronicznie za pośrednictwem operatora pocztowego, elektronicznie (ESP, PURDE, skrzynka poczty elektronicznej), hybrydowo (PUH), bezpośrednio adresatowi.
12. Postępowanie z dokumentacją przy reorganizacji jednostki lub komórki, w sytuacji zakończenia świadczenia pracy przez pracownika lub przeniesienia do innej komórki organizacyjnej.
13. Dyskusja

Prowadzący

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.

SZKOLENIE W FORMIE ON-LINE

  • Bez wychodzenia z domu, przy pomocy komputera lub telefonu podłączonego do sieci,
  • W oparciu o profesjonalną platformę szkoleniową,
  • Szkolenia odbywają się w czasie rzeczywistym z możliwością bezpośredniego kontaktu z prowadzącym,
  • Uczestnicy otrzymują bogate materiały szkoleniowe,
  • Nie wymaga żadnej szczególnej umiejętności posługiwania się oprogramowaniem,
  • Możliwość zadawania pytań ekspertowi na żywo.
Szczegóły i rejestracja

Data od:

13 luty 2025 09:00

Data do:

13 luty 2025 13:00

Miejsce:

szkolenie online

Koszt:

459 zł + VAT

Formularz ogólny: Pobierz formularz

Podobne szkolenia

Co jeszcze może Cię zainteresować?

Zorganizowanie i funkcjonowanie archiwum/składnicy akt w instytucji kultury

Zobacz więcej

Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji projektów unijnych

Zobacz więcej

Archiwizacja dokumentacji w sądzie

Zobacz więcej

Dowiedz się więcej

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszej ofercie, organizowanych przez nas szkoleniach, kursach i warsztatach zadzwoń lub napisz!

Sprawdź nasze szkolenia