Szkolenie ma charakter warsztatowy, w jego trakcie prowadzący omówi najczęściej pojawiające się wątpliwości dotyczące prowadzenia gospodarki magazynowej środkami spożywczymi wraz z przedstawieniem dokumentów, które są tworzone w związku z przyjmowaniem i rozliczaniem środków spożywczych.

1. Odpowiedzialność za dyscyplinę finansów publicznych w procesie zakupu i rozchodowywania środków spożywczych:
– Czy opłata za wsad do kotła wnoszona przez rodziców dziecka podlega pod przepisy o finansach publicznych?
– Kto w placówce odpowiada za naruszenie zasad prawidłowej gospodarki magazynowej: Dyrektor, Intendent, Księgowy, CUW, kucharz?

2. Prowadzenie magazynu środków spożywczych elektronicznie lub papierowo z wykorzystaniem kartotek magazynowych:
– zasady, zalety i wady obu rozwiązań,
– prezentacja aktywnego formularza excel do rozliczeń oraz przykładowego programu magazynowego,
– liczba magazynów (kiedy jeden magazyn a kiedy kilka), zamykanie i otwieranie magazynów, przesunięcia między magazynowe, bilans otwarcia, bilans zamknięcia.

3. Przyjmowanie środków spożywczych w oparciu o dokumenty WZ oraz faktury/rachunki:
– zasady odbierania towaru na podstawie dokumentów WZ,
– łączenie dokumentów WZ po przyjęciu faktury,
– z czego wynikają różnice kwot pomiędzy dokumentem dostawy a wyliczeniem w programie, czy różnice te należy korygować,
– rejestry faktur,
– terminy płatności za faktury jako jedno z kryteriów oceny dostawcy,
– definicja dokumentu księgowego,
– okres przechowywania dokumentacji księgowej,

4. Okresy raportowania stanów magazynowych: dzienne, miesięczne, roczne: zasady generowania, przekazywanie do księgowości/CUW.

5. Typy raportów magazynowych i zasady ich sporządzania:
– raport przyjęć do magazynu środków spożywczych, wprowadzanie środków spożywczych na magazyn (pojedyncze produkty i grupy asortymentowe),
– raport wydań z magazynu środków spożywczych, rozchód z magazynu (rzetelne wydawanie mające wpływ na wyliczenia wartości odżywczej oraz koszty żywienia), raportowanie stanów magazynowych, wpływ nieobecności na rozchód magazynowy,
– raport kosztów żywieniowych – jak często generować aby uniknąć przekroczenia stawki jak również nadwyżek magazynowych,
– raport stanów magazynowych i inwentaryzacji.

6. Opisywanie faktur: jaki zakres informacji jest niezbędny, jak połączyć kontrolę ilościową i jakościową.

7. Kontrola limitów wynikających z zawartych umów:
– czy zawarcie umowy z dostawcą jest obowiązkowe,
– czy można przekroczyć limit z umowy z dostawcą, jeśli tak to o ile,
– czy można dokonywać zakupów dodatkowych środków spożywczych u dostawców nie wyłonionych w procesie zamówienia publicznego.

8. Kontrola stawki żywieniowej i realizacja wydatków na żywienie w danym okresie rozliczeniowym (omówienie na podstawie przepisów prawnych, ich interpretacji w wyrokach sądowych, wyników kontroli Regionalnych Izb Obrachunkowych):
– kto ustala stawkę żywieniową, w jaki sposób dokonać zatwierdzonej prawidłowo zmiany stawki żywieniowej,
– jak wyliczyć opłatę za posiłki wykupywane przez nauczycieli i pracowników obsługi (wsad do kotła, stawka vat, opłaty dodatkowe), prezentacja wzoru do wyliczeń,
– co w sytuacji cateringu: jakie koszty ponosi rodzic za żywienie z cateringu publicznego (innej placówki typu szkoła/przedszkole) a jakie z prywatnej firmy cateringowej.
– jaka wielkość porcji jest odpowiednia dla dziecka a jaka dla nauczyciela lub pracownika obsługi.

9. Odsetki ustawowe za nieuregulowane przez rodziców płatności: zasady naliczania, sposób egzekwowania.

10. „Podatek smakowy” – co oznacza ten potocznie używany termin, czy istnieją podstawy prawne dotyczące nakładania na pracowników przygotowujących posiłki tego „podatku”.

11. Nadwyżki pozostające z wpłat rodziców: metody kontroli wydatków na zakupy środków spożywczych, sposoby zagospodarowania nadwyżki.

12. Zakres stosowania prawa zamówień publicznych obowiązującego do 01.01.2021 r., w tym: zasady podziału zamówienia na części i prawne uzasadnienie takiej możliwości, tryby postępowania przy zamówieniu o wartości do 130 tys zł netto oraz zamówieniu o wartości powyżej 130 tys zł netto, rola intendenta w procesie szacowania wartości zamówienia oraz przygotowywania dokumentów umożliwiających przeprowadzenie zamówienia.