Prowadząc i obsługując dokumentację papierową lub elektroniczną w podmiotach państwowych i samorządowych nie można pominąć procedur kancelaryjnych, takich jak: dekretacja i akceptacja I i II rzędu, rozdział przesyłek na stanowiska pracy, współdzielenie sprawy, identyfikacja komórek merytorycznych i współdziałających, rejestrowanie oraz opis przesyłek i spraw, definiowanie akt spraw i grupowanie dokumentacji nietworzącej akt spraw, konstruowanie identyfikatorów/znaków pism i spraw, zakładanie podteczek/wydzieleń, itp. Obieg dokumentacji musi odbywać się przy wykorzystaniu określonych formalnie narzędzi kancelaryjno-archiwalnych, takich jak: przekazywanie dostępu i uprawnień do prowadzonych akt, wycofywanie dokumentacji, jej udostępnianie, a także właściwa realizacja procedur końcowych dla dokumentacji tak tradycyjnej, jak elektronicznej, tj. przekazywania materiałów archiwalnych elektronicznych do archiwów państwowych, brakowania dokumentacji niearchiwalnych, ale także umożliwienie przeprowadzania ekspertyz archiwalnych. Należy zaznaczyć, że przytoczone przeze mnie – jedynie skrótowo – zagadnienia kancelaryjne, są i nadal bedą poddawane systematycznie prowadzonym kontrolom służby archiwalnej, a także jednostek nadrzędnych i nadzorujących.

Cele i korzyści:

-Zapoznanie uczestników szkolenia z nowymi interpretacjami zasad prowadzenia dokumentacji, wynikającymi ze zmiany przepisów oraz potrzeby coraz szerszego wdrożenia dokumentów elektronicznych w administracji publicznej.
-Identyfikacja ryzyk i zagrożeń pojawiających się w obiegu dokumentów pod kątem przygotowania podmiotu do ewentualnych kontroli ze strony jednostek nadrzędnych i nadzorujących.
-Zdefiniowanie poszczególnych ogniw procesu tworzenia dokumentacji i ich odpowiedzialności za prowadzoną dokumentację jednostki organizacyjnej.

Proces kancelaryjno-archiwalny ewoluuje dlatego potrzebne są szkolenia i spotkania instruktażowe, w czasie których zostaną omówione tendencje w prowadzeniu dokumentacji oraz przedstawiony praktyczny komentarz odnoszący się do tematyki zarządzania dokumentacją w administracji publicznej. W programie proponowanego szkolenia znalazły się kluczowe,  newralgiczne etapy i procedury obiegu dokumentacji.

Szkolenie jest skierowane przede wszystkim do osób odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych.

Stanowi pogłębienie wiedzy posiadanej przez archiwistów zakładowych oraz Koordynatorów czynności kancelaryjnych