Ładowanie Wydarzenia

« Wszystkie Wydarzenia

  • To wydarzenie minęło.

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej – zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną

15 czerwca_10:00 - 15:00

350zł (+VAT)

Termin: 15. czerwca Miejsce: SZKOLENIE ONLINE Cena: 350 zł (+VAT)

Opiekun szkolenia
Katarzyna Zajkowska
tel. 798 301 781
e-mail: kzajkowska@res.edu.pl
AdresaciProgram szkoleniaProwadzącyFormularz zgłoszeniowy

Adresaci:

Proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej jest bardzo skomplikowany, gdyż wysoko postawiono poprzeczkę z zakresu informatycznego aspektu tego procesu. Dlatego osoby zajmujące się tą problematyką w działach HR muszą zdobyć większą wiedzę z obszaru IT dotyczącą przede wszystkim metadanych i ich znaczenia dla procesów zachodzących w systemach teleinformatycznych. Mając to na uwadze proponujemy Państwu warsztaty z dokumentacji pracowniczej pod kątem jej elektronizacji, ukazując techniczne wymagania, zasady pracy w przypadku takiej postaci dokumentacji, a przede wszystkim skomplikowanie procesu zmiany formy dokumentacji i związane z tym obowiązki pracodawców.

Szkolenie poprowadzi dwóch wykładowców – prawnik i ekspert od wdrożeń systemów teleinformatycznych, a więc pokażemy podejście do tematu od strony dwóch światów.

 

Co to są metadane i do czego służą?

    • Po jakich metadanych mają się wyszukiwać dokumenty w systemach teleinformatycznych?
    • Jak wygląda plik XML i skąd pojawią się w nim odpowiednie metadane?
    • Czy dokumentacja pracownicza jednego pracownika musi mieć taki sam identyfikator w różnych systemach/aplikacjach stosowanych przez pracodawcę?
    • Czy pracownik powracający do pracy u tego samego pracodawcy powinien otrzymać taki sam identyfikator dokumentacji jak w poprzednim zatrudnieniu?
    • Jakie są zasady nadawania identyfikatorów dokumentom elektronicznym?
    • Co to jest data powstania dokumentu w przypadku dokumentów elektronicznych?
    • Zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną
      • Jakie są zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną?
      • Czy elektroniczna postać przechowywania dokumentacji pracowniczej wpływa na okresy jej przechowywania?
      • Na czym polega obowiązek informacyjny wobec załogi w przypadku zmiany postaci dokumentacji?
      • Czy dokumentacja papierowa po zeskanowaniu musi zostać zniszczona przez pracodawców?
      • W jaki sposób i komu pracodawca wydaje poprzednią wersję dokumentacji pracowniczej?
      • Czy przejście zakładu pracy na innego pracodawcę wpływa na postać prowadzonej dokumentacji pracowniczej?
      • Czy firma outsourcingowa może w imieniu klientów podpisywać skany dokumentów pieczęcią elektroniczną pracodawcy?

      Dokumentacja elektroniczna a różne rodzaje dokumentacji

      • Czy wszystkie rodzaje dokumentacji pracowniczej muszą być prowadzone w jednej postaci – czyli elektronicznej lub papierowej?
      • Czy dokumentacja części pracowników może być prowadzona elektronicznie, a części w postaci papierowej?
      • Czy ta sama część dokumentacji może być prowadzona elektronicznie oraz papierowo dla różnych pracowników?
      • Czy elektroniczne przechowywanie list płac wymaga zmian w systemach kadrowo-płacowych?
      • Czy stare aplikacje do obiegu elektronicznych dokumentów, pulpity pracownicze itp. spełniają wymagania dotyczące elektronizacji po zmianach wprowadzonych od 1.1.2019 r?
      • Czy w przypadku gdy już w 2018 r. wnioski urlopowe były w firmie elektroniczne, i są prowadzone nadal elektronicznie, ale w nowym systemie spełniającym wymagania teleinformatyczne dochodzi do zmiany formy prowadzenia dokumentacji?

      E-akta osobowe

      • Czy możliwe jest prowadzenie elektronicznie teczek personalnych tylko nowo zatrudnianych pracowników?
      • Czy e-teczka musi mieć wykaz dokumentów?
      • Czy można podpisać umowę o pracę, gdy jedna strona nie ma podpisu elektronicznego?
      • Czy pracownik powinien mieć dostęp do e-teczki?
      • Jak przechowywać dokumenty, które musi podpisać pracownik, gdy nie ma on podpisu elektronicznego?

      Elektroniczna dokumentacja czasu pracy

      • Czy w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy może być wykorzystana mieszana forma jej prowadzenia?
      • Czy harmonogramy czasu pracy muszą spełniać wymagania dotyczące elektronicznej dokumentacji pracowniczej?
      • Czy harmonogramy czasu pracy mogą być prowadzone w plikach excel?
      • Systemy RCP a elektroniczna dokumentacja pracownicza – czy takie aplikacje również wymagają zmian?
      • Jakie dane z systemu RCP powinny się pojawiać na kartach czasu pracy?
      • Które dokumenty muszą mieć postać papierową i dlaczego?
      • Czy wnioski o odbiory nadgodzin muszą być przechowywane elektronicznie, czy mogą być przechowywane jako skany?
      • Czy zgody rodziców dzieci do lat 4 na nadgodziny mogą być wyrażone jedynie w formie elektronicznej?
      • W przypadku których dokumentów dla zakresu ich przechowywania ma znaczenie treść przepisów wewnątrzzakładowych?

      Wymagania techniczne dotyczące dokumentacji elektronicznej

      • Co to jest system teleinformatyczny?
      • Czy możliwe jest przechowywanie dokumentów w folderach na komputerze lub dysku sieciowym?
      • Jakie zabezpieczenia musi mieć system teleinformatyczny według nowych przepisów o dokumentacji?
      • Czym się różni pieczęć elektroniczna pracodawcy od podpisu elektronicznego certyfikowanego?
      • Czy dokument stworzony w pliku Excel i zapisany w sieci firmowej może stanowić część dokumentacji pracowniczej prowadzonej elektronicznie?
      • W jakich formatach mogą być zapisywane dokumenty elektroniczne i kiedy możliwe jest zapisywanie danych tylko w bazie danych?
      • Czy dokumentacja pracownicza może być przechowywana w chmurze?

      Zasady pracy z dokumentami elektronicznymi

      • Jak dołączyć dokument papierowy do dokumentacji elektronicznej?
      • Jak dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji papierowej?
      • Jak przenieść dokumentację pracowniczą do innego systemu teleinformatycznego?
      • W jakich formatach mogą być zapisywane w systemach kadrowych skany dokumentów?
      • Jakie wymagania co do skanów wynikają z przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej?
      • W jaki sposób pracodawca musi wydać kopie dokumentacji prowadzonej elektronicznie pracownikowi?
      • Jak zapisać dokument wysłany mailem w systemie teleinformatycznym?

      Metadane i zasady ich wykorzystania

WYKŁADOWCY:

Absolwentka WGiSR Uniwersytetu Warszawskiego oraz Wydziału ZIF Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Posiada 15 letnie doświadczenie w zarządzaniu projektami IT głównie związanymi z produkcją oprogramowania oraz wdrażaniem systemów klasy CMS, CRM i ERP. Wielokrotnie pełniąc funkcję doradczą zajmowała się przeprowadzaniem złożonych analiz biznesowych. Zrealizowała kilkadziesiąt projektów wdrożeniowych w całej Polsce, wymagających zaawansowanej wymiany danych pomiędzy systemami. W ramach realizowanych projektów wdrożeniowych przeprowadziła szkolenia dla kilkuset przyszłych użytkowników systemów oraz odpowiadała za przygotowanie techniczne i merytoryczne kilkudziesięciu trenerów. Fanka zwinnych technik programowania i zarządzania aktywnie uczestniczy w startupie Keepskiller doszkalając studentów IT do potrzeb biznesowych pracodawców.

Absolwent wydziału prawa UW oraz studiów podyplomowych Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w Organizacji w SGH, w latach 2003-2006 pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, specjalizujący się w praktycznych aspektach czasu pracy i czasu pracy kierowców, a w latach 2006-2015 pracownik Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od 1.1.2016 r. prowadzi własną działalność gospodarczą Nowoczesne Kadry Łukasz Prasołek. Jest autorem książek: „Czas pracy kierowców. Procedury, rozliczenia, wzory” (Wyd. C.H. BECK, 5 wydań), „Rozliczanie czasu pracy. 100 kazusów” (INFOR 2011) „Dokumentacja czasu pracy” (Wyd. C.H. BECK, 3 wydania). Jest również współautorem komentarzy naukowych do ustaw o systemie ubezpieczeń społecznych, zasiłkowej, wypadkowej oraz o emeryturach i rentach z FUS, a także książek dotyczących różnych aspektów prawa pracy wydawanych w serii Pogotowie Kadrowe przez Wydawnictwo ODDK. Od 15 lat prowadzi szkolenia dla specjalistów z zakresu kadr i płac z obszarów czasu pracy, wynagrodzeń, dokumentacji pracowniczej oraz różnych zagadnień kadrowych w ujęciu orzeczniczym. Przez blisko 10 lat był wykładowcą na kursach zawodowych dla specjalistów ds. kadr i płac.

Zgłoszenia przyjmujemy poprzez elektroniczny formularz zgłoszeniowy, który znajduje się poniżej informacji organizacyjnych lub poprzez wypełnienie tradycyjnego formularz zgłoszeniowego dostępnej tutaj  .doc .pdf i przesłanie do nas faksem 85 87 42 011 lub mailem na biuro@res.edu.pl

 

SZKOLENIE W FORMIE ON-LINE

  • Bez wychodzenia z domu, przy pomocy komputera lub telefonu podłączonego do sieci;
  • W oparciu o  platformę szkoleniową;
  • Nie wymaga żadnej szczególnej umiejętności posługiwania się oprogramowaniem;
  • Możliwość zadawania pytań ekspertowi na żywo.

Przy zgłoszeniu dwóch i więcej osób z jednej instytucji – możliwa negocjacje ceny.

Miejsce

SZKOLENIE ONLINE

Organizator

RES Edukacja s.c.
Telefon:
798-301-329
Email:
biuro@res.edu.pl
Strona internetowa:
www.res.edu.pl

    FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY

    INFORMACJE ORGANIZACYJNE:

    1.Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. ze zmianami w przypadku, gdy udział w szkoleniu jest finansowany ze środków publicznych wystawiamy fakturę zwolnioną z podatku VAT. Faktury wystawiane są w dniu szkolenia standardowo z terminem płatności 7 dni i wręczane uczestnikom szkolenia wraz z materiałami szkoleniowymi lub przesyłane pocztą tradycyjną lub elektroniczną.
    2.Wszyscy zgłoszeni uczestnicy otrzymają fakturę, materiały szkoleniowe, certyfikat potwierdzający uczestnictwo w szkoleniu, serwis kawowy i lunch.
    3.Bezkosztowa rezygnacja ze szkolenia jest możliwa na 5 dni roboczych przed planowanym terminem szkolenia. Po tym terminie zostaną Państwo obciążeni kosztami w wysokości 80% ceny szkolenia.
    4.Organizator zastrzega sobie prawo, zmiany lub odwołania terminu w przypadku małej ilości zgłoszeń.

    (Wymagane) Zapoznałem się i akceptuje ww. warunki organizacyjne oraz regulamin szkoleń

    Oświadczamy, iż udział w szkoleniu organizowany przez RES Edukacja s.c. jest finansowany w minimum 70% ze środków publicznych lub samorządowych, w związku z tym proszę o wystawienie faktury zwolnionej z podatku VAT.

    Wyrażam zgodę na przesłanie faktury w formie elektronicznej (.pdf) na adres mailowy osoby zgłaszającej.

    Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczenie usług drogą elektroniczną (Dz.U.2017, poz.1219 t.j.) na podany adres e-mail na temat usług oferowanych przez RES Edukacja – Kompleksowa organizacja szkoleń s.c. przy ul. Przędzalnianej 29 z siedzibą w Białymstoku. Zgoda jest dobrowolna i może być w każdej chwili wycofana. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie przez jej wycofaniem

    OBOWIĄZEK INFORMACYJNY

    Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informuję, iż:
    1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sylwia Głowacka i Elwira Grygorczuk – wspólnicy prowadzący działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod firmą RES Edukacja – Kompleksowa organizacja szkoleń s.c. ul. Białostoczek 15/35, 15-869 Białystok, NIP: 5423316405, REGON: 380410137,
    2) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu organizacji i realizacji zamówionego szkolenia na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.,
    3) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa,
    4) Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą
    • w oparciu o uzasadniony interes realizowany przez administratora do momentu ustania przetwarzania w celach planowania biznesowego
    • do momentu wycofania zgody, w przypadku gdy uczestnik szkolenia wyrazi zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych,
    5) posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody oraz prawo do przenoszenia danych,
    7) ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Stawki 2, Warszawa,
    8) podanie danych osobowych jest dobrowolne ale wymagane do wzięcia udziału w szkoleniu, przy czym niepodanie danych będzie skutkować brakiem możliwości wzięcia udziału w szkoleniu.