Termin: 15. czerwca Miejsce: SZKOLENIE ONLINE Cena: 350 zł (+VAT)

Katarzyna Zajkowska
tel. 798 301 781
e-mail: kzajkowska@res.edu.pl

Adresaci

Adresaci:

Proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej jest bardzo skomplikowany, gdyż wysoko postawiono poprzeczkę z zakresu informatycznego aspektu tego procesu. Dlatego osoby zajmujące się tą problematyką w działach HR muszą zdobyć większą wiedzę z obszaru IT dotyczącą przede wszystkim metadanych i ich znaczenia dla procesów zachodzących w systemach teleinformatycznych. Mając to na uwadze proponujemy Państwu warsztaty z dokumentacji pracowniczej pod kątem jej elektronizacji, ukazując techniczne wymagania, zasady pracy w przypadku takiej postaci dokumentacji, a przede wszystkim skomplikowanie procesu zmiany formy dokumentacji i związane z tym obowiązki pracodawców.

Szkolenie poprowadzi dwóch wykładowców – prawnik i ekspert od wdrożeń systemów teleinformatycznych, a więc pokażemy podejście do tematu od strony dwóch światów.

Program szkolenia

Co to są metadane i do czego służą?

• • Po jakich metadanych mają się wyszukiwać dokumenty w systemach teleinformatycznych?
  • Jak wygląda plik XML i skąd pojawią się w nim odpowiednie metadane?
  • Czy dokumentacja pracownicza jednego pracownika musi mieć taki sam identyfikator w różnych systemach/aplikacjach stosowanych przez pracodawcę?
  • Czy pracownik powracający do pracy u tego samego pracodawcy powinien otrzymać taki sam identyfikator dokumentacji jak w poprzednim zatrudnieniu?
  • Jakie są zasady nadawania identyfikatorów dokumentom elektronicznym?
  • Co to jest data powstania dokumentu w przypadku dokumentów elektronicznych?
  • Zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną
    • Jakie są zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną?
    • Czy elektroniczna postać przechowywania dokumentacji pracowniczej wpływa na okresy jej przechowywania?
    • Na czym polega obowiązek informacyjny wobec załogi w przypadku zmiany postaci dokumentacji?
    • Czy dokumentacja papierowa po zeskanowaniu musi zostać zniszczona przez pracodawców?
    • W jaki sposób i komu pracodawca wydaje poprzednią wersję dokumentacji pracowniczej?
    • Czy przejście zakładu pracy na innego pracodawcę wpływa na postać prowadzonej dokumentacji pracowniczej?
    • Czy firma outsourcingowa może w imieniu klientów podpisywać skany dokumentów pieczęcią elektroniczną pracodawcy?

    Dokumentacja elektroniczna a różne rodzaje dokumentacji

    • Czy wszystkie rodzaje dokumentacji pracowniczej muszą być prowadzone w jednej postaci – czyli elektronicznej lub papierowej?
    • Czy dokumentacja części pracowników może być prowadzona elektronicznie, a części w postaci papierowej?
    • Czy ta sama część dokumentacji może być prowadzona elektronicznie oraz papierowo dla różnych pracowników?
    • Czy elektroniczne przechowywanie list płac wymaga zmian w systemach kadrowo-płacowych?
    • Czy stare aplikacje do obiegu elektronicznych dokumentów, pulpity pracownicze itp. spełniają wymagania dotyczące elektronizacji po zmianach wprowadzonych od 1.1.2019 r?
    • Czy w przypadku gdy już w 2018 r. wnioski urlopowe były w firmie elektroniczne, i są prowadzone nadal elektronicznie, ale w nowym systemie spełniającym wymagania teleinformatyczne dochodzi do zmiany formy prowadzenia dokumentacji?

    E-akta osobowe

    • Czy możliwe jest prowadzenie elektronicznie teczek personalnych tylko nowo zatrudnianych pracowników?
    • Czy e-teczka musi mieć wykaz dokumentów?
    • Czy można podpisać umowę o pracę, gdy jedna strona nie ma podpisu elektronicznego?
    • Czy pracownik powinien mieć dostęp do e-teczki?
    • Jak przechowywać dokumenty, które musi podpisać pracownik, gdy nie ma on podpisu elektronicznego?

    Elektroniczna dokumentacja czasu pracy

    • Czy w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy może być wykorzystana mieszana forma jej prowadzenia?
    • Czy harmonogramy czasu pracy muszą spełniać wymagania dotyczące elektronicznej dokumentacji pracowniczej?
    • Czy harmonogramy czasu pracy mogą być prowadzone w plikach excel?
    • Systemy RCP a elektroniczna dokumentacja pracownicza – czy takie aplikacje również wymagają zmian?
    • Jakie dane z systemu RCP powinny się pojawiać na kartach czasu pracy?
    • Które dokumenty muszą mieć postać papierową i dlaczego?
    • Czy wnioski o odbiory nadgodzin muszą być przechowywane elektronicznie, czy mogą być przechowywane jako skany?
    • Czy zgody rodziców dzieci do lat 4 na nadgodziny mogą być wyrażone jedynie w formie elektronicznej?
    • W przypadku których dokumentów dla zakresu ich przechowywania ma znaczenie treść przepisów wewnątrzzakładowych?

    Wymagania techniczne dotyczące dokumentacji elektronicznej

    • Co to jest system teleinformatyczny?
    • Czy możliwe jest przechowywanie dokumentów w folderach na komputerze lub dysku sieciowym?
    • Jakie zabezpieczenia musi mieć system teleinformatyczny według nowych przepisów o dokumentacji?
    • Czym się różni pieczęć elektroniczna pracodawcy od podpisu elektronicznego certyfikowanego?
    • Czy dokument stworzony w pliku Excel i zapisany w sieci firmowej może stanowić część dokumentacji pracowniczej prowadzonej elektronicznie?
    • W jakich formatach mogą być zapisywane dokumenty elektroniczne i kiedy możliwe jest zapisywanie danych tylko w bazie danych?
    • Czy dokumentacja pracownicza może być przechowywana w chmurze?

    Zasady pracy z dokumentami elektronicznymi

    • Jak dołączyć dokument papierowy do dokumentacji elektronicznej?
    • Jak dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji papierowej?
    • Jak przenieść dokumentację pracowniczą do innego systemu teleinformatycznego?
    • W jakich formatach mogą być zapisywane w systemach kadrowych skany dokumentów?
    • Jakie wymagania co do skanów wynikają z przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej?
    • W jaki sposób pracodawca musi wydać kopie dokumentacji prowadzonej elektronicznie pracownikowi?
    • Jak zapisać dokument wysłany mailem w systemie teleinformatycznym?

    Metadane i zasady ich wykorzystania

Prowadzący

WYKŁADOWCY:

Absolwentka WGiSR Uniwersytetu Warszawskiego oraz Wydziału ZIF Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Posiada 15 letnie doświadczenie w zarządzaniu projektami IT głównie związanymi z produkcją oprogramowania oraz wdrażaniem systemów klasy CMS, CRM i ERP. Wielokrotnie pełniąc funkcję doradczą zajmowała się przeprowadzaniem złożonych analiz biznesowych. Zrealizowała kilkadziesiąt projektów wdrożeniowych w całej Polsce, wymagających zaawansowanej wymiany danych pomiędzy systemami. W ramach realizowanych projektów wdrożeniowych przeprowadziła szkolenia dla kilkuset przyszłych użytkowników systemów oraz odpowiadała za przygotowanie techniczne i merytoryczne kilkudziesięciu trenerów. Fanka zwinnych technik programowania i zarządzania aktywnie uczestniczy w startupie Keepskiller doszkalając studentów IT do potrzeb biznesowych pracodawców.

Absolwent wydziału prawa UW oraz studiów podyplomowych Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w Organizacji w SGH, w latach 2003-2006 pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, specjalizujący się w praktycznych aspektach czasu pracy i czasu pracy kierowców, a w latach 2006-2015 pracownik Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od 1.1.2016 r. prowadzi własną działalność gospodarczą Nowoczesne Kadry Łukasz Prasołek. Jest autorem książek: „Czas pracy kierowców. Procedury, rozliczenia, wzory” (Wyd. C.H. BECK, 5 wydań), „Rozliczanie czasu pracy. 100 kazusów” (INFOR 2011) „Dokumentacja czasu pracy” (Wyd. C.H. BECK, 3 wydania). Jest również współautorem komentarzy naukowych do ustaw o systemie ubezpieczeń społecznych, zasiłkowej, wypadkowej oraz o emeryturach i rentach z FUS, a także książek dotyczących różnych aspektów prawa pracy wydawanych w serii Pogotowie Kadrowe przez Wydawnictwo ODDK. Od 15 lat prowadzi szkolenia dla specjalistów z zakresu kadr i płac z obszarów czasu pracy, wynagrodzeń, dokumentacji pracowniczej oraz różnych zagadnień kadrowych w ujęciu orzeczniczym. Przez blisko 10 lat był wykładowcą na kursach zawodowych dla specjalistów ds. kadr i płac.

Formularz zgłoszeniowy

Zgłoszenia przyjmujemy poprzez elektroniczny formularz zgłoszeniowy, który znajduje się poniżej informacji organizacyjnych lub poprzez wypełnienie tradycyjnego formularz zgłoszeniowego dostępnej tutaj  i przesłanie do nas faksem 85 87 42 011 lub mailem na biuro@res.edu.pl

SZKOLENIE W FORMIE ON-LINE

Przy zgłoszeniu dwóch i więcej osób z jednej instytucji – możliwa negocjacje ceny.