Termin: 29. marca Miejsce: Online Cena: 319 zł (+VAT)

Sylwia Głowacka
tel. 504 268 795
e-mail: sburak@res.edu.pl

Adresaci

Pracownicy jst oraz instytucji kultury odpowiedzialni za zarządzanie dokumentacją w podmiocie.

Cel

Podczas zajęć uczestnicy zapoznają się ze wszystkimi zasadami i procedurami postępowania z aktami i dokumentami w instytucji kultury według aktualnych przepisów prawnych.

Szkolenie ma na celu doskonalenie umiejętności związanych z wykonywaniem prac kancelaryjnych, właściwego postępowania z korespondencją, organizowania i nadzorowania obiegu dokumentów wewnątrz firm i urzędów, a także archiwizacją dokumentacji, profesjonalnym przechowywaniem dokumentacji oraz zaznajomienie ze znowelizowanym prawem archiwalnym.

Program szkolenia

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie, m. in.
1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2) Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
3) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.
4) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r.

II. Rodzaje współczesnej dokumentacji
1) Dokument papierowy a dokument elektroniczny
2) Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
3) Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw
4) Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu
a) przesyłki przekazane pocztą elektroniczną
b) przesyłki na nośniku papierowym
c) przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych
d) przesyłki przekazane w systemach teleinformatycznych

III. Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją jako wsparcie systemu tradycyjnego

IV. Obieg dokumentacji w podmiocie
1) Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
2) System kancelaryjny
3) Znak sprawy
4) Akta spraw (tradycyjne i elektroniczne)
5) Określenie komórki wiodącej i współpracującej
6) Teczka rzeczowa i podteczka
a) zakładanie i prowadzenia teczek akt spraw
b) prowadzenie ewidencji akt spraw (spis spraw, metryka sprawy)
c) wyodrębnienie dokumentacji nietworzącej akt spraw oraz teczek podmiotów
d) prowadzenie sprawy (rejestracja, dołączanie i sporządzanie pism, akceptacja, wysyłka)
7) Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
8) Tworzenie i modyfikowanie wykazów akt w instytucjach kultury
9) Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentów
a) klasa a kategoria archiwalna
b) rodzaje kategorii archiwalnych
c) kategoria archiwalna a okres przechowywania akt

V. Archiwizacja dokumentów
1) Przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych
2) Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego
a) porządkowanie dokumentacji
b) formowanie jednostek archiwalnych
c) sporządzanie ewidencji
3) Standard porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych
4) Nadzór archiwalny nad instytucjami kultury
5) Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego
6) Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych)
7) Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
8) Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
9) Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie
10) Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
11) Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
12) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania
13) Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
14) Sprawozdawczość archiwum zakładowego

VI. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji/likwidacji podmiotu lub jego komórek organizacyjnych

VII. Dyskusja

Prowadzący

Dyplomowany archiwista, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej.
W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m. in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz kilkoma jednostkami samorządowymi. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie.
Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych.

Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w jednostkach administracji publicznej i przedsiębiorstwach. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji różnorodnych dokumentów, m. in. dokumentacji osobowej, technicznej, medycznej, dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.

W trakcie swojej kariery zawodowej przeprowadził ponad 2000 godz. kursów i szkoleń z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną.

Formularz zgłoszeniowy

Zgłoszenia przyjmujemy poprzez elektroniczny formularz zgłoszeniowy, który znajduje się poniżej informacji organizacyjnych lub poprzez wypełnienie tradycyjnego formularz zgłoszeniowego dostępnej tutaj  i przesłanie do nas faksem 85 87 42 011 lub mailem na biuro@res.edu.pl

Przy zgłoszeniu dwóch i więcej osób z jednej instytucji – możliwa negocjacje ceny.

SZKOLENIE W FORMIE ON-LINE

• Bez wychodzenia z domu, przy pomocy komputera lub telefonu podłączonego do sieci
• W oparciu o  platformę szkoleniową
• Nie wymaga żadnej szczególnej umiejętności posługiwania się oprogramowaniem
• Możliwość zadawania pytań ekspertowi na żywo