Termin: 13 września Miejsce: SZKOLENIE ONLINE Cena: 279 zł (+VAT)

Katarzyna Wardzińska
tel. 888 549 572
e-mail: kwardzińska@res.edu.pl

Cel i korzyści

Celem szkolenia jest zapoznanie jego uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, archiwizacją dokumentów, instrukcją kancelaryjną.

Zakres tematyczny: Podczas zajęć uczestnicy zapoznają się ze wszystkimi zasadami i procedurami postępowania z dokumentacją w systemie EZD według aktualnych przepisów prawnych

Adresaci

Szkolenie skierowane jest przede wszystkim do pracowników tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przyjęły bądź zamierzają przyjąć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)

Program szkolenia

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie
1. Przepisy regulujące obieg dokumentacji elektronicznej w podmiocie
2. Przepisy regulujące archiwizację dokumentacji elektronicznej w podmiocie
II. Wymogi techniczne i organizacyjne systemów EZD – zadania organizacji
1. Wymagania techniczne
• Komputery: specyfikacja techniczna, laptopy czy komputery stacjonarne
• Internet
• Skanery
• Serwerownia
• Sprzęt peryferyjny
2. Wymagania organizacyjne
• Powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD: kto ma w jego skład wchodzić
• Rozszerzone zadania kancelarii/sekretariatu: wyzwanie dla organizacji
• Nowe zadania i specyfika pracy archiwisty
• Zarządzanie zmianą
3. Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośredniodostawcę usługi
III. Etapy wdrożenia systemu EZD
1. I etap
2. II etap
3. III etap
4. IV etap
5. Działania dostosowawcze
6. Modyfikacje
IV. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
1. Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
2. Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD
3. Interoperacyjność znaku sprawy
4. Akta sprawy w EZD
5. Metryka sprawy w EZD
V. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
1. Zadania punktów kancelaryjnych:
• otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
• rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
• odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki
• wprowadzanie metadanych
• tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne
• odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
• prowadzenie składu informatycznych nośników danych
• wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
• przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
• wysyłka pisma papierowego i elektronicznego
2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych:
• dekretacja pisma – wyjątki
• rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
• dekretacja zastępcza
• akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
• podpisanie pisma podpisem elektronicznym
• podpisanie pisma podpisem odręcznym
3. Zadania prowadzących sprawy:
• zakładanie spraw
• uzupełnianie metadanych
• dekretacja zastępcza
• prowadzenie kompletnych akt sprawy
• prowadzenie metryk spraw
• sporządzanie projektów pism
• dokonywanie akceptacji
4. Korespondencja wewnętrzna w EZD
5. Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych
6. Liczba, rodzaje i organizacja składów
7. Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek
8. Obsługa składów w systemie EZD
9. Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny)
10. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD
VI. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD
1. Przejmowanie dokumentacji elektronicznej do modułu archiwum zakładowego /składnicy akt
2. Przejmowanie dokumentacji papierowej do modułu archiwum zakładowego /składnicy akt
3. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji elektronicznej i papierowej oraz prowadzenie jej ewidencji w systemie EZD
4. Udostępnianie dokumentacji elektronicznej i papierowej przechowywanej w archiwum zakładowym/ składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
5. Wycofywanie dokumentacji elektronicznej i papierowej ze stanu archiwum zakładowego / składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD
7. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w systemie EZD
8. Sprawozdawczość archiwum zakładowego w systemie EZD

Prowadzący

Czynny Inspektor Ochrony Danych Osobowych w Chrześcijańskiej Akademii Teologicznej w Warszawie, PNBU „BT” Teresa Buzińska, Gminie Lądek oraz Zarządzie Oświaty w Pruszczu Pomorskim. Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń (5 166 godzin dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 6 687 przeszkolonych uczestników ) z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych, informacji publicznej, BIP oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych. Z zakresu ochrony danych osobowych przeszkolił dotychczas 2 324 osoby, przeprowadzając 684 godziny dydaktyczne szkoleń oraz przeprowadził oraz 22 audytów. Autor kilkunastu artykułów poświęconych zagadnieniom ochrony danych. Udokumentowane przeprowadzenie ponad 600 szkoleń dla wielu instytucji państwowych, prywatnych i samorządowych m.in. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, Kancelaria Senatu RP, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Komenda Główna Policji, , Poczta Polska S.A., Koleje Mazowieckie, CBA, ZUS, PGE, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Żandarmeria Wojskowa, Chrześcijańska Akademia Teologiczna w Warszawie, Polska Akademia Nauk, Akademia Górniczo-Hutnicza, Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, Rzeszowie i w Olsztynie, Urząd Miasta Rzeszowa, Wojewódzka Stacja Sanitarno – Epidemiologiczna w Poznaniu, Komenda Wojewódzka Policji w Krakowie, Szpital Zachodni im. Św. Jana Pawła II w Grodzisku Mazowieckim, Arcelormittal, ArchiDoc S.A, Sąd Okręgowy w Kielcach oraz Sąd Apelacyjny we Wrocławiu. W zakresie ochrony danych osobowych szkolił m. in. ING, Bank Śląski, Powiatowy Urząd Pracy w Piotrkowie Trybunalskim, Fenice Poland, Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie i Podlaski Urząd Wojewódzki.

Formularz zgłoszeniowy

Zgłoszenia przyjmujemy poprzez elektroniczny formularz zgłoszeniowy, który znajduje się poniżej informacji organizacyjnych lub poprzez wypełnienie tradycyjnego formularz zgłoszeniowego dostępnej tutaj i przesłanie do nas faksem 85 87 42 011 lub mailem na res@res.edu.pl

SZKOLENIE W FORMIE ON-LINE