Nadzór nad informacją w podmiotach państwowych i samorządowych w kontekście postępowania z dokumentacją
Kategorie
Archiwistyka, Fundusze Europejskie/opieka zdrowotna, Kadry i płace, Pomoc społeczna/KulturaRegion
Dolnośląskie, Kujawsko - Pomorskie, Lubelskie, Lubuskie, Łódzkie, Małopolskie, Mazowieckie, Online, Opolskie, Podkarpackie, Podlaskie, Pomorskie, Śląskie, Świętokrzyskie, Warmińsko-mazurskie, Wielkopolskie, ZachodniopomorskieTagi
Termin: 12. września 2022 Miejsce: on-line Cena: 339 zł (+VAT)
Elwira Grygorczuk
tel. 518 192 393
e-mail: egrygorczuk@res.edu.pl
Cel i korzyści
Celem spotkania jest przeanalizowanie procesu tworzenia i gromadzenia dokumentacji pod kątem monitorowania pracy jednostek. Omawiane będą również zasady akceptacji i dekretacji dokumentacji, ustalanie okresu przechowywania akt i odpowiedzialność twórców za prowadzone akta spraw.
Korzyści:
Omówienie całokształtu zagadnień kancelaryjno-archiwalnych uzależnionych od bezpośrednich decyzji kierowników jednostek. Identyfikacja zagrożeń, propozycje rozwiązań problemów i usprawnień dotyczących obiegu dokumentacji w jednostce. Przekazywane na szkoleniu treści poparte zostaną licznymi przykładami, uczestniczy będę mogli wykonać ćwiczenia praktyczne.
Adresaci
Szkolenie skierowane jest bezpośrednio do kierowników państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, a także osób odpowiedzialnych za dokumentację w np. sekretarzy miast i gmin, powiatów, szefów gminnych i powiatowych jednostek organizacyjnych.
Program szkolenia
- Przepływ informacji w jednostce a obieg dokumentacji.
- Kancelaryjne obowiązki kierownika jednostki samorządowej i państwowej.
- „Wąskie gardła” w procesie załatwiania spraw.
- Wybór systemu wykonywania czynności kancelaryjnych (tradycyjny, EZD) i jego następstwa. Sposób postępowania z dokumentacją na informatycznych nośnikach danych i wartość dowodowa skanów.
- Obraz relacji w jednostce w aktach podmiotu (zarządzanie talentami i zasobami ludzkimi).
- Podział zadań i kompetencji w podmiocie i ich wpływ na zarządzanie dokumentacją.
- Sposób potwierdzania wpływu przesyłek i urzędowe konsekwencje przyjęcia korespondencji.
- Zasady ekspedycji i wysyłka poczty. Czy potrzebna jest „pieczęć wysyłki” i kto jest uprawniony do wysyłki korespondencji?
- „Ład korporacyjny” w dokumentacji. Zasady wprowadzania bądź zmiany procedur kancelaryjno-archiwalnych, (np. nowelizacja instrukcji kancelaryjnej, rozbudowa rzeczowych wykazów akt)
- Formalne określanie reguł pracy sekretariatów i punktów kancelaryjnych sposobem na usprawnienie działania jednostki.
- Poziomy weryfikacji treści dokumentów (m. in. akceptacja kierownika jednostki).
- Kontrolny aspekt znakowania, dekretacji, datacji i podpisywania dokumentów.
- System zastępstw w jednostce a dokumentacja (dot. m. in. znaków spraw, kompletności dokumentacji).
- Odpowiedzialność stanowisk pracy za dokumentację.
- Tajemnica korespondencji w jednostce oraz nieuprawniony dostęp do informacji.
- Kancelaryjno-archiwalny kontekst RODO.
- Zasady rozliczania się z aktami nieprzydatnymi (brakowanie a niszczenie, dostęp do popularnych niszczarek, jak postępować z kopiami akt, itp.).
- Kontrole zewnętrzne dokumentacji w jednostce.
- Jakość sporządzanej dokumentacji wizytówką.
- Rola archiwum w instytucji i ryzyka z nim związane.
- Dyskusja
Prowadzący
Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor n. hum. z zakresu archiwistyki, biegły sądowy, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, wieloletni pracownik Oddziału Nadzoru Archiwalnego w Archiwum Państwowym w Kielcach, prowadzi własną działalność gospodarczą z zakresu spraw kancelaryjno-archiwalnych.
Formularz zgłoszeniowy
Zgłoszenia przyjmujemy poprzez elektroniczny formularz zgłoszeniowy, który znajduje się poniżej informacji organizacyjnych lub poprzez wypełnienie tradycyjnego formularz zgłoszeniowego dostępnej tutaj i przesłanie do nas faksem 85 87 42 011 lub mailem na res@res.edu.pl
Naruszenia stwierdzane przez UODO dotyczą prowadzonej dokumentacji, nieprawidłowych okresów przechowywania danych oraz łamania zasad ograniczonego przechowywania, integralności i rozliczalności. Wszystkie one są nierozerwalnie związane z zarządzaniem dokumentacją w jednostce samorządowej, w tym przede wszystkim znajomością procedur kancelaryjnych i stosowaniem jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz procedury brakowania tj. rozliczania się z dokumentacja nieprzydatną w podmiocie.
UWAGA!
Przy zgłoszeniu do 22. sierpnia cena szkolenia to 299 zł/os.
SZKOLENIE W FORMIE ON-LINE
- Bez wychodzenia z domu, przy pomocy komputera lub telefonu podłączonego do sieci
- W oparciu o platformę szkoleniową
- Nie wymaga żadnej szczególnej umiejętności posługiwania się oprogramowaniem
- Możliwość zadawania pytań ekspertowi na żywo
SZKOLENIE W FORMIE ON-LINE
- Bez wychodzenia z domu, przy pomocy komputera lub telefonu podłączonego do sieci,
- W oparciu o profesjonalną platformę szkoleniową,
- Szkolenia odbywają się w czasie rzeczywistym z możliwością bezpośredniego kontaktu z prowadzącym,
- Uczestnicy otrzymują bogate materiały szkoleniowe,
- Nie wymaga żadnej szczególnej umiejętności posługiwania się oprogramowaniem,
- Możliwość zadawania pytań ekspertowi na żywo.