Termin: 24. listopada Miejsce: SZKOLENIE ONLINE Cena: 349zł (+VAT)

Elwira Grygorczuk

tel. 518 192 393
e-mail: egrygorczuk@res.edu.pl

Cel i korzyści

• Zdobycie kompleksowej wiedzy w zakresie informatyzacji administracji publicznej oraz obowiązków wynikających z tego faktu
• Zdobycie wiedzy na temat ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz działania systemów Elektronicznego Zarządzania dokumentacją
• Uzyskanie wiedzy w zakresie posługiwania się podpisem elektronicznym
• Zrozumienie korelacji między KPA a elektronizacją, w tym elektronizacją postępowań

Adresaci

• Pracownicy urzędów;
• Kanceliści i pracownicy sekretariatów;
• Osoby decyzyjne
• Wszystkie osoby zainteresowane tematyką

Program szkolenia

I Dokument elektroniczny: Wnoszenie pism do urzędu w świetle przepisów prawa
1. Doręczanie dokumentów elektronicznych – w jakich sytuacjach ma zastosowanie poczta elektroniczna, a w jakich elektroniczna skrzynka podawcza
2. Wnoszenie pism do urzędu – metody
3. Wnoszenie pism w formie elektronicznej – wymaga
4. Przygotowywanie usług publicznych
5. Udostępnianie usług publicznych
6. Dokument elektroniczny a forma papierowa – podobieństwa i różnice
7. Potwierdzenie złożenia dokumentu: UPP/ UPD – czym się różnią.
II. KPA: elektronizacja postępowań
1. Postępowanie elektroniczne;
2. Pełnomocnictwo elektroniczne;
3. Doręczenia elektroniczne;
4. Kiedy stosujemy podpis kwalifikowany?;
5. Czy możemy stosować Podpis potwierdzony Profilem Zaufanym?;
6. Sporządzanie skanów dokumentów i nadawanie im mocy oryginału- na jakich zasadach?;
7. Dokumenty sporządzane elektronicznie;
8. Sporządzanie kopii pism otrzymanych w postaci elektronicznej;
9. Wymiana dokumentów pomiędzy podmiotami realizującymi zadania publiczne.
III. Podpisywanie dokumentów i weryfikacja poprawności podpisów
1. Podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym
2. Podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym w plikach formatu PDF
3. Podpisywanie wielu dokumentów
4. Weryfikacja podpisu – sposoby 5. Negatywna weryfikacja podpisu- sposób postepowania, skutki
6. Brak możliwości weryfikacji podpisu- sposób postępowania, skutki
7. Podpisywanie dokumentów na platformie
8. Weryfikacja dokumentów
9. Podpisywanie Podpisem Zaufanym
10. Weryfikacja Podpisu Zaufanego
11. Przedłużanie ważności i unieważnianie Podpisu Zaufanego
IV. Rejestracja przesyłek w urzędzie
1. Rejestracja przesyłek i rozdzielanie przesyłek w urzędzie
2. Dekretacje
V. Akta spraw w aspekcie dokumentu elektronicznego
1. Rejestracja spraw
2. Badanie spełnienia wymagań formalnych e-podania
3. Akta spraw w systemie tradycyjnym i systemie EZD w aspekcie przesyłki elektronicznej
4. Jedna sprawa w urzędzie
5. Reorganizacja a akta spraw
6. Dopuszczalność i możliwości udostępniania dokumentów elektronicznych i akt sprawy
7. System tradycyjny i EZD a inne systemy teleinformatyczne – gdzie przebiega granica?
8. Przygotowanie i akceptacja pism – dopuszczalność wykorzystania różnych podpisów elektronicznych
VI. Korespondencja wychodząca
1. Forma załatwiania spraw – szczegółowe omówienie procedur doręczeń elektronicznych i udostępniania pism; praktyczne wykorzystanie platformy ePUAP. Doręczenie elektroniczne z wykorzystaniem adresu email – kiedy i jak wykorzystać
2. Problemy techniczne przy doręczeniach elektronicznych
3. Potwierdzenie odbioru pism
VII. Ustawa o doręczeniach elektronicznych – definicje ustawowe
1. Podmiot publiczny,
2. Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
3. Operator wyznaczony,
4. Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
5. Publiczna usługa hybrydowa,
6. Przesłanki doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, wyłączenia, 7. Adres do doręczeń elektronicznych.
VIII. Czego nie obejmuje ustawa o doręczeniach. Baza adresów elektronicznych.
1. Jakich rodzajów doręczeń nie obejmuje ustawa?
2. Baza adresów elektronicznych – co to?
3. Jakie skutki prawne wywołuje wpis do bazy
4. Obowiązek posiadania przez podmiot publiczny adresu do doręczeń elektronicznych
5. Jedna skrytka do doręczeń w miejsce dwóch
6. Co z firmami i obywatelami?
7. Zarządzanie skrzynką doręczeń
8. Czy i jak można zrezygnować z rejestrowanego doręczenia elektronicznego
9. Jakie są metody wpisu do bazy adresów elektronicznych
10. Na jaki okres następuje wpis do bazy?
IX. Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publiczna usługa hybrydowa
1. Jakie warunki należy spełnić?
2. Wymogi techniczne i organizacyjne
3. Doręczenie korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego
4. Usługi on- line
5. Przekształcanie dokumentu elektronicznego w przesyłkę listową – przesłanki, wady i zalety
6. Jakie są opłaty za przekazywanie korespondencji?
7. Odpowiedzialność operatora wyznaczonego
8. Wyszukiwanie w bazie adresów elektronicznych
X. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
1. Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw 2. Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD
3. Interoperacyjność znaku sprawy
4. Akta sprawy w EZD
5. Metryka sprawy w EZD
XI. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
1. Zadania punktów kancelaryjnych:
• otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
• rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
• odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki
• wprowadzanie metadanych
• tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne
• odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
• prowadzenie składu informatycznych nośników danych
• wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
• przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
• wysyłka pisma papierowego i elektronicznego
2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych:
• dekretacja pisma – wyjątki
• rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
• dekretacja zastępcza
• akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
• podpisanie pisma podpisem elektronicznym
• podpisanie pisma podpisem odręcznym
3. Zadania prowadzących sprawy:
• zakładanie spraw
• uzupełnianie metadanych
• dekretacja zastępcza
• prowadzenie kompletnych akt sprawy
• prowadzenie metryk spraw • sporządzanie projektów pism
• dokonywanie akceptacji
4. Korespondencja wewnętrzna w EZD
5. Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych 6. Liczba, rodzaje i organizacja składów
7. Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek
8. Obsługa składów w systemie EZD
9. Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny)
10. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD
XII. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD
1. Przejmowanie dokumentacji elektronicznej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt
2. Przejmowanie dokumentacji papierowej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt
3. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji elektronicznej i papierowej oraz prowadzenie jej ewidencji w systemie EZD
4. Udostępnianie dokumentacji elektronicznej i papierowej przechowywanej w archiwum zakładowym/ składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
5. Wycofywanie dokumentacji elektronicznej i papierowej ze stanu archiwum zakładowego / składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD
7. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w systemie EZD
8. Sprawozdawczość archiwum zakładowego w systemie EZD

Prowadzący

Czynny Koordynator ds. dostępności i audytor dostępności cyfrowej i architektonicznej, doradca merytoryczny w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Opolskiego.
Założyciel i właściciel AMP Trainers’ HUB – Usługi szkoleniowe i archiwistyczne Adam Parysz. Zajmuje się prowadzeniem szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych (RODO), archiwistyki, platformy EPUAP2, systemów klasy EZD (ELOprofessional), Biuletynu Informacji Publicznej, prawa administracyjnego i dostępu do informacji publicznej. Wdraża systemy ochrony danych osobowych, zajmuje się audytem ryzyka związanego z przeważaniem danych osobowych, opracowuje dokumentację z zakresu ochrony danych osobowych, obiegu dokumentów w podmiocie oraz informacji publicznej.
Ponadto wdraża platformę EPUAP2 wraz z jej konfiguracją, nadzoruje projekty archiwizacyjne oraz digitalizacyjne.

Formularz zgłoszeniowy

Zgłoszenia przyjmujemy poprzez elektroniczny formularz zgłoszeniowy, który znajduje się poniżej informacji organizacyjnych lub poprzez wypełnienie tradycyjnego formularz zgłoszeniowego dostępnej tutaj i przesłanie do nas faksem 85 87 42 011 lub mailem na res@res.edu.pl

Przy zgłoszeniu do 15 listopada cena za osobę to jedyne 329 zł.

Przy zgłoszeniu dwóch i więcej osób z jednej instytucji – możliwa negocjacje ceny.

SZKOLENIE W FORMIE ON-LINE