JAK KORZYSTAĆ Z WYKAZU AKT? CZYLI WYKAZ AKT W PYTANIACH I ODPOWIEDZIACH
Kategorie
ArchiwistykaRegion
Cała Polska, OnlineTagi
Cel i korzyści
Co wyniesiesz z tego szkolenia?
Warsztaty z klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji dla samorządowych i państwowych jednostek organizacyjnych.
Spotkanie dedykowane jest dla wszystkich osób prowadzących i sporządzających dokumentację, które diagnozują problemy w stosowaniu wykazu akt.
Warsztaty stanowią swoisty komentarz do tego normatywu kancelaryjnego, ucząc na przykładach (metoda: case study) czytania wykazu akt.
Znajomość wykazu akt pozwala prawidłowo wdrożyć w jednostkach państwowych i samorządowych obligatoryjny system kancelaryjny bezdziennikowego, który stosować trzeba zarówno wykonując czynności kancelaryjne w formie tradycyjnej i jak i elektronicznie.
Cechą charakterystyczną warsztatów jest udzielenie/otrzymanie konkretnych odpowiedzi na precyzyjnie postawione w programie pytania o wykaz akt.
Adresaci
Szkolenie dedykowane jest przede wszystkim pracownikom tych jednostek organizacyjnych, które od niedawna stosują wykaz akt lub nowelizowały go w ostatnich latach.
Program szkolenia
Pytania do analizy:
- Czym jest wykaz akt i kto musi go stosować?
- Gdzie szukać dobrych wzorów wykazu akt?
- Jakie konsekwencje dla podmiotu niosą błędne wykazy akt i kiedy wykaz akt jest poprawny?
- Jak skonstruowany jest wykaz akt i z jakich części składowych się składa?
- Czy wykaz akt odpowiadać może strukturze organizacyjnej podmiotu i i czy trzeba go zmieniać po reorganizacjach w instytucji?
- Czy wszystkie dokumenty wytwarzane w jednostce organizacyjnej muszą pojawić się w wykazie akt?
- Kto i na jakich zasadach może zmieniać treść wykazu akt?
- Jak ustalić kategorie archiwalne i jak je naliczać?
- Czy w wykazie akt umieszczać kategorie BE i Bc? Co oznaczają i kto je definiuje?
- Czy kategoria archiwalna zawsze liczona jest oddać skrajnych dokumentacji?
- Na czym polega weryfikacja kwalifikacji archiwalnej i czy można zmienić znak sprawy lub znak akt?
- Czy z hasłami i symbolami definiującymi zbiory lub rejestry akt można powiązać z ich znakiem sprawy?
- Czy dla dokumentacji nietworzącej akt sprawy prowadzić należy „spisy spraw”?
- Czy w wykazie akt mogą być dwa identyczne hasła klasyfikacyjne oznaczone różnymi symbolami dziesiętnymi?
- Czy kilka komórek organizacyjnych może korzystać z tego samego symbolu dziesiętnego z wykazu akt?
- Czy komórka organizacyjna może korzystać przy tworzeniu dokumentacji z symboli klasyfikacyjnych ujętych w różnych klasach wykazu akt, dotyczących dokumentacji typowej oraz merytorycznej?
- Gdzie w wykazie akt znajduje się dokumentacja techniczna, fotograficzna, audiowizualna?
- Czym się kierować by właściwie klasyfikować dokumentację, jej tytułem czy kategorią archiwalną?
- Jak postąpić w sytuacji, gdy wykaz akt dla jednego symbolu klasyfikacyjnego przewiduje warianty kategorii archiwalnej?
- Na jakim etapie obiegu dokumentacji stosujemy wykaz akt?
- Czy punkt kancelaryjny może nadawać znaki spraw?
- Czy trzeba zmienić wykaz akt, gdy jednostka przechodzi na EZD?
- Czy kolumna „uwagi” w wykazie akt zawiera zamknięty katalog dokumentów budujących dane hasło klasyfikacyjne?
- Jakie ryzyka niesie nieprawidłowe korzystanie z wykazu akt i jak postąpić jeżeli popełni się pomyłkę w klasyfikacji bądź kwalifikacji dokumentów?
- Jak od szukać dokumentację w wykazie akt? Ćwiczenie.
- BONUS – Pytania od uczestnikó
Prowadzący
Specjalista ds. zarządzania dokumentacją, doktor n. hum. z zakresu archiwistyki, biegły sądowy, wykładowca WSAP w Kielcach, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie, wieloletni pracownik Oddziału Nadzoru Archiwalnego w Archiwum Państwowym w Kielcach, prowadzi własną działalność gospodarczą z zakresu spraw kancelaryjno-archiwalnych.
Warsztaty z klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji dla samorządowych i państwowych jednostek organizacyjnych
SZKOLENIE W FORMIE ON-LINE
- Bez wychodzenia z domu, przy pomocy komputera lub telefonu podłączonego do sieci,
- W oparciu o profesjonalną platformę szkoleniową,
- Szkolenia odbywają się w czasie rzeczywistym z możliwością bezpośredniego kontaktu z prowadzącym,
- Uczestnicy otrzymują bogate materiały szkoleniowe,
- Nie wymaga żadnej szczególnej umiejętności posługiwania się oprogramowaniem,
- Możliwość zadawania pytań ekspertowi na żywo.
