szkolenie online

Elektronizacja w praktyce: EZD, EPUAP2, e -Doręczenia, podpis zaufany i podpis elektroniczny w pracy urzędu

ID szkolenia: 2625

Kategorie

Archiwistyka

Region

Cała Polska, Online

Tagi

e-Doręczenia, eektronizacja, elektroniczny, epuap, ezd, kurs, podpis, podpis zaufany, urząd, warsztaty

Dwudniowy kompleksowy kurs

Cel i korzyści

-Zapoznanie się z rodzajami podpisu elektronicznego i prawidłowością ich składania na dokumencie,
-nabycie umiejętności prawidłowej weryfikacji podpisów złożonych na dokumencie,
-Zdobycie wiedzy jak postępować gdy pojawia się informacja o podpisie nieprawidłowym, nieważnym oraz o braku możliwości weryfikacji,
-Uzyskanie niezbędnej podstawy teoretycznej pomagających w prawidłowym stosowaniu ustawy o doręczeniach elektronicznych
-Omówienie problematyki bazy adresów elektronicznych i przekształcania dokumentów elektronicznych w przesyłki listowne
-Zapoznanie się z obsługą Platformy EPUAP2
-Zdobycie praktycznej wiedzy w zakresie obsługi systemu eDoręczenia
-Zdobycie wiedzy na temat obiegu dokumentów w systemach klasy EZD, ich wdrożeniu, wyjątkach oraz zastosowaniu instrukcji kancelaryjnej.

Adresaci

Pracownicy sekretariatów, kancelarii, referencji, osoby decyzyjne, pracownicy posługujący się podpisem elektronicznym lub pracujące w systemach EZD, SOD, EPUAP2, informatycy

Program szkolenia

Moduł I – EZD
I. Obowiązki podmiotów realizujących zadania publiczne- podstawa prawna
1. Doręczanie dokumentów elektronicznych – w jakich sytuacjach ma zastosowanie poczta elektroniczna, a w jakich elektroniczna skrzynka podawcza;
2. Zakres niezbędnych informacji do opublikowania na stronach podmiotowych Biuletynów Informacji Publicznej;
3. Kiedy stosujemy podpis kwalifikowany,
4. Procedury administracyjne
5. Sporządzanie pism w formie dokumentów elektronicznych;
6. Sporządzanie kopii pism otrzymanych w postaci elektronicznej;
7. Wymiana dokumentów pomiędzy podmiotami realizującymi zadania publiczne.

II. Wymogi techniczne i organizacyjne systemów EZD – zadania organizacji
1. Wymagania techniczne
• Komputery: specyfikacja techniczna, laptopy czy komputery stacjonarne
• Internet
• Skanery
• Serwerownia
• Sprzęt peryferyjny
2. Wymagania organizacyjne
• Powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD: kto ma w jego skład wchodzić
• Rozszerzone zadania kancelarii/ sekretariatu: wyzwanie dla organizacji
• Nowe zadania i specyfika pracy archiwisty
• Zarządzanie zmianą
3. Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio dostawcę usługi
III. Etapy wdrożenia systemu EZD
1. I etap
2. II etap
3. III etap
4. IV etap
5. Działania dostosowawcze
6. Modyfikacje
7. Typowanie spraw do wdrożenia w systemie ezd – wersja papierowa czy elektroniczna, dokumentowanie spraw
IV. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
1. Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
2. Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD
3. Interoperacyjność znaku sprawy
4. Akta sprawy w EZD
5. Metryka sprawy w EZD
V. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
1. Postępowanie z dokumentacją w systemie tradycyjnym oraz systemie EZD w świetle Instrukcji Kancelaryjnej, z uwzględnieniem dokumentów papierowych i elektronicznych
2. Analiza przepisów instrukcji kancelaryjnej
3. Zadania punktów kancelaryjnych:
• otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
• rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
• odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki
• wprowadzanie metadanych
• tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne
• odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
• prowadzenie składu informatycznych nośników danych
• wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
• przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
• wysyłka pisma papierowego i elektronicznego
4. Zadania kierowników komórek organizacyjnych:
• dekretacja pisma – wyjątki
• rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
• dekretacja zastępcza • akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
• podpisanie pisma podpisem elektronicznym
• podpisanie pisma podpisem odręcznym
5. Zadania prowadzących sprawy:
• zakładanie spraw
• uzupełnianie metadanych
• dekretacja zastępcza
• prowadzenie kompletnych akt sprawy
• prowadzenie metryk spraw
• sporządzanie projektów pism
• dokonywanie akceptacji
6. Korespondencja wewnętrzna w EZD
7. Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych
8. Liczba, rodzaje i organizacja składów
9. Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek
10. Obsługa składów w systemie EZD
11. Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny)
12. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD
VI. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD
1. Przejmowanie dokumentacji elektronicznej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt
2. Przejmowanie dokumentacji papierowej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt
3. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji elektronicznej i papierowej oraz prowadzenie jej ewidencji w systemie EZD
4. Udostępnianie dokumentacji elektronicznej i papierowej przechowywanej w archiwum zakładowym/ składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
5. Wycofywanie dokumentacji elektronicznej i papierowej ze stanu archiwum zakładowego / składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD
7. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w systemie EZD
8. Sprawozdawczość archiwum zakładowego w systemie EZD

Moduł II – e-Doręczenia
Cz. I – Teoria I. Definicje ustawowe:
1. Podmiot publiczny,
2. Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
3. Operator wyznaczony,
4. Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
5. Publiczna usługa hybrydowa,
6. Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego
7. Przesłanki doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, wyłączenia,
8. Adres do doręczeń elektronicznych.
II. Czego nie obejmuje ustawa o doręczeniach. Baza adresów elektronicznych.
1. Jakich rodzajów doręczeń nie obejmuje ustawa?
2. Baza adresów elektronicznych – co to?
3. Jakie skutki prawne wywołuje wpis do bazy
4. Obowiązek posiadania przez podmiot publiczny adresu do doręczeń elektronicznych
5. Jedna skrytka do doręczeń w miejsce dwóch
6. Co z firmami i obywatelami?
7. Zarządzanie skrzynką doręczeń
8. Czy i jak można zrezygnować z rejestrowanego doręczenia elektronicznego
9. Jakie są metody wpisu do bazy adresów elektronicznych
10. Na jaki okres następuje wpis do bazy?
III. Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publiczna usługa hybrydowa
1. Jakie warunki należy spełnić?
2. Wymogi techniczne i organizacyjne
3. Doręczenie korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego
4. Usługi on- line
5. Przekształcanie dokumentu elektronicznego w przesyłkę listową – przesłanki, wady i zalety
6. Jakie są opłaty za przekazywanie korespondencji?
7. Odpowiedzialność operatora wyznaczonego
8. Wyszukiwanie w bazie adresów elektronicznych
Cz. II – Zajęcia praktyczne – Obsługa systemu eDoręczenia
IV. Obsługa skrzynki e-Doręczeń
1. Interfejs programu
2. Obsługa skrzynki do e-Doręczeń
3. Zarządzanie skrzynkami do e- Doręczeń
4. Odbieranie wiadomości
5. Odpowiedź na wiadomość
6. Sortowanie wiadomości
7. Przeszukiwanie skrzynki
8. Wysyłanie wiadomości
9. Dodawanie załączników
10. Podgląd wiadomości
11. Budowa adresu do e-Doręczeń
12. Wyszukiwanie adresata wiadomości
13. Zapisywanie kopii roboczej
14. Kopie robocze
15. Usuwanie wiadomości
V. Administrowanie systemem – Moduł Uprawnień
1. Użytkownicy
2. Dodawanie użytkownika
3. Zarządzanie użytkownikiem
4. Usuwanie użytkownika
5. Role w systemie
6. Dodawanie ról 7.
Usuwanie ról 8. Modyfikacja ról
9. Role: Właściciel, Administrator, Obserwator, Uprawniony – różnice, podobieństwa, uprawnienia ról
10. Zasoby – zarządzanie zasobami
11. Systemy – dodawanie systemu
12. Systemy – usuwanie i modyfikacja systemu
VI. Administrowanie systemem – Ustawienia
1. Do czego jest potrzebny adres do powiadomień?
2. Dodawanie adresu powiadomień
3. Zmiana adresu powiadomień
Moduł III – Podpis elektroniczny
I. Podpisywanie dokumentów i weryfikacja poprawności podpisów
1. Podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym
2. Podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym w plikach formatu PDF
3. Zastosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej
4. Warianty podpisu
5. Podpis wewnętrzny i zewnętrzny – zastosowanie, teoria i praktyka
6. Podpisywanie wielu dokumentów
7. Weryfikacja podpisu – sposoby
8. Negatywna weryfikacja podpisu- sposób postepowania, skutki
9. Brak możliwości weryfikacji podpisu- sposób postępowania, skutki
10. Podpisywanie dokumentów na platformie
11. Weryfikacja dokumentów
12. Podpisywanie Podpisem Zaufanym
13. Weryfikacja Podpisu Zaufanego
14. Przedłużanie ważności i unieważnianie Podpisu Zaufanego
15. Pełnienie roli punktu potwierdzającego Podpisy Zaufane
II. Przykłady zastosowania podpisu w praktyce
Moduł IV – Platforma EPUAP2
I. ePUAP2 – platforma w praktyce
1. Widok ekranu spraw i opis sprawy
2. Podział na dwie strefy i funkcjonalności z nim związane
3. Opis zdarzenia i spraw z nim związanych
4. ePUAP2 – bezpłatna skrzynka podawcza;
5. Odbieranie dokumentów
6. Tworzenie, wypełnianie i podpisywanie nowego dokumentu
7. Profil Zaufany (Uzyskanie, podpisywanie, zarządzanie, unieważnianie)
8. Załączanie dokumentów ze dysku i lokalnego składu
9. Wysyłanie dokumentów
10. Przenoszenie dokumentów między skrytkami
11. Przekazywanie dokumentów wg właściwości
12. Sporządzanie kopii roboczej
13. Przeglądanie raportów
14. Sposoby identyfikacji użytkowników systemów teleinformatycznych (podpis elektroniczny, podpis zaufany)
15. Wysyłanie dokumentów do osób prywatnych oraz firm, kancelarii komorniczych i innych jednostek nie posiadających konta instytucji
II. ESP- Operacje
1) Operacje na składzie
• Ustawienia i zarządzanie składem
• Tworzenie nowego składu
• Usuwanie i eksport składu
• Przypinanie, usuwanie skrytki w składzie
• Ustawianie powiadomień z poziomu składu
• Ustalanie preferowanych składów
III. ePUAP2 – Panel „Zarządzanie”
1) Wysyłanie zaproszeń do organizacji
• Konto „Gość”, a „Administrator”- różnice
• Nadawanie uprawnień Gościa i Administratora w systemie
• Zaproszenie do organizacji osoby posiadającej konto na EPUAP2 i nie posiadającej konta
2) Zmiana uprawnień z poziomu zakładki „Uprawnienia” (Nadawanie i odbieranie uprawnień Gościa i Administratora)
IV. Panel „Administrowanie” (W związku z ochroną danych osobowych, ten moduł realizowany jest tylko w formie nagrania)
a) Konfiguracja skrytek (ESP, Domyślna oraz pozostałe)
• Konfiguracja zakładek: „Ogólne”, „Tryb pracy”, „Powiadomienia”, „Ustawienia szczegółowe”, „Ustawienia transmisji”, „Schematy i reguły”

Prowadzący

Czynny Koordynator ds. dostępności i audytor dostępności cyfrowej i architektonicznej, doradca merytoryczny w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Opolskiego.
Założyciel i właściciel AMP Trainers’ HUB – Usługi szkoleniowe i archiwistyczne Adam Parysz. Zajmuje się prowadzeniem szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych (RODO), archiwistyki, platformy EPUAP2, systemów klasy EZD (ELOprofessional), Biuletynu Informacji Publicznej, prawa administracyjnego i dostępu do informacji publicznej. Wdraża systemy ochrony danych osobowych, zajmuje się audytem ryzyka związanego z przeważaniem danych osobowych, opracowuje dokumentację z zakresu ochrony danych osobowych, obiegu dokumentów w podmiocie oraz informacji publicznej.

SZKOLENIE W FORMIE ON-LINE

  • Bez wychodzenia z domu, przy pomocy komputera lub telefonu podłączonego do sieci,
  • W oparciu o profesjonalną platformę szkoleniową,
  • Szkolenia odbywają się w czasie rzeczywistym z możliwością bezpośredniego kontaktu z prowadzącym,
  • Uczestnicy otrzymują bogate materiały szkoleniowe,
  • Nie wymaga żadnej szczególnej umiejętności posługiwania się oprogramowaniem,
  • Możliwość zadawania pytań ekspertowi na żywo.
Szczegóły i rejestracja

Data od:

20 kwiecień 2023 09:00

Data do:

21 kwiecień 2023 13:00

Miejsce:

szkolenie online

Koszt:

599 zł + VAT

Formularz ogólny: Pobierz formularz

Podobne szkolenia

Co jeszcze może Cię zainteresować?

Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji projektów unijnych

Zobacz więcej

Ochrona danych osobowych w świetle kontroli NIK ( wyniki kontroli z 2024) w jednostkach samorządu terytorialnego i w jednostkach organizacyjnych bez osobowości prawnej. Popełniane błędy i jak ich unikać. Konieczne działania. Ważna dokumentacja wraz z przykładami.

Zobacz więcej

Obieg i archiwizacja dokumentów, archiwum zakładowe

Zobacz więcej

Dowiedz się więcej

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszej ofercie, organizowanych przez nas szkoleniach, kursach i warsztatach zadzwoń lub napisz!

Sprawdź nasze szkolenia