Szereg jednostek państwowych i samorządowych od jakiegoś czasu wprowadza biurowość elektroniczną. Należy pamiętać, że zasady postępowania z dokumentacją określa Instrukcja kancelaryjna w powiązaniu z Jednolitym rzeczowym wykazem akt, który jest kluczowym ogniwem obligatoryjnego systemu bezdziennikowego.

W większości podmiotów podstawowym sposobem wykonywania czynności kancelaryjnych (dokumentowania przebiegu realizacji i rozstrzygania spraw) był system tradycyjny. Szereg jednostek organizacyjnych wspomagała papierową kancelarię systemami teleinformatycznymi do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Częstą sytuacją było stosowanie EOD jako sposobu pomocniczego w zakresie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. Problemem jest jednak niedostosowanie procedur lub brak odpowiednich zapisów w instrukcjach kancelaryjnych, które stanowiłyby podstawę prawną dla przywołanej praktyki. Część jednostek organizacyjnych, które zdecydowały się formalnie wdrożyć EZD i przygotowały normatywy w tym zakresie od lat ich jednak nie nowelizowały i nie dostosowały do bieżących potrzeb. Widoczne są więc w nich pewne niedoskonałości czy sprzeczności. W związku z planowanym wdrożeniem i obowiązkowym korzystaniem od 2026 roku z systemów teleinformatycznych klasy EZD w podmiotach administracji publicznej oraz stosowaniem od bieżącego roku e- doręczeń, które wymuszają nowe uregulowania w zakresie przyjmowania i wysyłki korespondencji, warto zrobić przegląd przepisów i dokonać stosownych korekt w treści instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt.

W trakcie szkolenia przedstawione będą zagadnienia kluczowe w obiegu dokumentacji, których opis w normatywach kancelaryjnych jest przekłada się bezpośrednio na postępowanie z dokumentacją w jednostce organizacyjnej. Jako przykład można podać problem stosowania podpisów własnoręcznych lub elektronicznych zależącego od zdefiniowania zasad akceptacji i dekretacji w instrukcji kancelaryjnej dla obu sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych – tradycyjnego i EZD. Trzeba zwrócić choćby uwagę na zasady  i tryb rejestrowania przesyłek wpływających i wychodzących w kontekście stosowania e-doręczeń.

W trakcie szkolenia zostaną:

• wskazane konkretne miejsca w instrukcji kancelaryjnej i wykazie akt, w których powinny/mogą być dokonane zmiany,
• przedstawione przykładowe rozwiązania kancelaryjne przygotowane w formie wzorów do wykorzystania,
• omówione skutki konkretnych uregulowań/zapisów na obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej,
• zidentyfikowanie i przeanalizowane kluczowe punkty w obiegu informacji i dokumentacji, które bezpośrednio angażują twórców dokumentacji w stosowanie EZD
• Wskazane strategiczne momenty w procesie gromadzenia i wytwarzania dokumentów oraz oszacowane ryzyka z nimi związane

Szkolenie skierowane jest do koordynatorów czynności kancelaryjnych oraz archiwistów zakładowy ale także osób odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji w jednostce organizacyjnej.