Termin: 29. listopada- 01. grudnia Miejsce: online  Cena: 699 zł (+VAT)

Elwira Grygorczuk
tel. 518 192 393
e-mail: egrygorczuk@res.edu.pl

Adresaci

Adresaci szkolenia:

Pracownicy jednostek samorządowych, instytucji państwowych, osoby zarządzające dokumentacją, osoby pracujące w archiwach zakładowych, kancelariach, sekretariatach, pracownicy składnicy akt oraz osoby zainteresowane pracą na stanowiskach archiwisty zakładowego lub referenta kancelaryjnego.

Program szkolenia dzień I

DZIEŃ I- Archiwum zakładowe 2022

Program:

1. Rodzaje współczesnej dokumentacji

-Dokument – dowód pierwszorzędny – pojęcie, rodzaje
-Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
-Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akt spraw

2. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie

-Ważniejsze akty polskiego prawa archiwalnego, kadr, ochrony danych osobowych
-Podstawowe konstrukcje prawa w zakresie archiwizacji, kadr, ochrony danych osobowych

3. Zmiany w okresie przechowywania akt osobowych wprowadzone od 1 stycznia 2019 r.

-Obniżenie okresu przechowywania akt osobowych do 10 lat – kogo dotyczy?
-Nowe obowiązki pracodawców w zakresie sprawozdawczości
-Umożliwienie prowadzenia akt w formie elektronicznej – na jakich zasadach?

4. Zabezpieczenie danych w archiwum zgodnie z nowelizacją Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach obowiązującą od dnia 4 maja 2019 r.

-Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji udostępniania akt
-Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji wypożyczania akt poza instytucję
-Zawieranie umów pomiędzy instytucją a użytkownikiem zakazujących dalszego przetwarzania danych przez osobę korzystającą z dokumentów
-Prowadzenie rejestru sprostowań i uzupełnień oraz zgłoszonych praw osób których dane dotyczą
-Prowadzenie rejestru zawartych umów

5. Instrukcja Kancelaryjna a archiwum zakładowe

-Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
-Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentacji (kat. A, B, BE, BC)
-Postępowanie z dokumentacją elektroniczną
-Przekazywanie akt do archiwum zakładowego
-Porządkowanie wewnętrzne jednostek aktowych
-Opisywanie teczek
-Sporządzanie ewidencji

6. Instrukcja archiwalna

-Organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt
-Lokal archiwum zakładowego/składnicy akt
-Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt
-Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji (spis zdawczoodbiorczy, wykaz spisów)
-Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
-Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie
-Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt
-Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt
-Nowe zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
-Sprawozdawczość archiwum zakładowego
-Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki

7. Procedura brakowania dokumentacji

-Analiza procesu brakowania dokumentacji w świetle obowiązujących procedur
-Niszczenie akt a brakowanie dokumentacji
-Jak długo należy przechowywać akta w podmiocie (aspekt służbowy, kontrolny, socjalny i historyczny)?
-Kto odpowiada za brakowanie akt w podmiocie i jak często należy je przeprowadzać?
-Zniesienie wzorów formularzy dot. brakowania i co z tego wynika?
-Typowanie dokumentacji do zniszczenia
-Sporządzanie wniosku na brakowanie

Program szkolenia-dzień II

DZIEŃ II: WARSZTATY ARCHIWISTYCZNE: PORZĄDKOWANIE, ARCHIWIZOWANIE I EWIDENCJONOWANIE DOKUMENTACJI

1. Zajęcia praktyczne: Wypełnianie formularzy- ewidencji Archiwum Zakładowego/ Składnicy Akt
2. Spisy zdawczo- odbiorcze akt:
a) Kat. A
b) Kat. B50-B10
c) Kat. B10 i niższej
d) Kat. BE
e) Kat. Bc
f) Dokumentacji technicznej, geodezyjnej, kartograficznej, akt osobowych i UE
Wykazy spisów zdawczo- odbiorczych
3. Karty Udostępnienia/ Wypożyczenia akt
4. Spisy dokumentacji przeznaczonej na makulaturę bądź zniszczenie
5. Spisy dokumentacji kat. BE podlegającej ekspertyzie archiwalnej
6. Wnioski do AP na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
7. Protokoły skontrowe.

1. Zajęcia praktyczne dot. porządkowania i archiwizowania dokumentacji
Rozpoznanie przynależności zespołowej:
a) Akt posiadających oznaczenia kancelaryjne
b) Akt nie posiadających żadnych oznaczeń kancelaryjnych
2. Segregacja dokumentacji
a) Dokumentacja kat. A, B, BE i Bc
3. Weryfikacja kategorii archiwalnych
4. Porządkowanie materiałów archiwalnych
5. Porządkowanie dokumentacji niearchiwalnej
a) Akta kat. B50-B10
b) Akta kat. B10 i niższej
c) Akta kat. BE
d) Akta kat. Bc
6. Porządkowanie dokumentacji technicznej
7. Opisywanie teczek
a) Teczki akt kat. A
b) Teczki akt. Kat. B i BE
8. Sygnowanie dokumentacji
9. Opracowane rysu historycznego twórcy zespołu archiwalnego
10. Podsumowanie

Program szkolenia- dzień III

DZIEŃ III:EGZAMIN

DZIEŃ 3
I. Postępowanie z dokumentacją w razie ustania działalności lub reorganizacji jednostki organizacyjnej
II. Usługi archiwalne
III. Zajęcia praktyczne
1. Zapoznanie się ze:
-spisem spraw;
-spisem zdawczo- odbiorczym akt dokumentacji niearchiwalnej
-wykazem spisów zdawczo- odbiorczych
-spisem zdawczo- odbiorczym akt dokumentacji archiwalnej przekazywanej do archiwum państwowego
-kartą udostępnienia akt
-spisem dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
-protokołem oceny dokumentacji niearchiwalnej
-karta zastępczą akt
2. Analiza jednolitego rzeczowego wykazu akt
3. Opisywanie teczek z dokumentacją kat. A i kat. B

-IV. EGZAMIN

Prowadzący

AMP Trainers’ HUB – Usługi szkoleniowe i archiwistyczne, zajmujące się prowadzeniem szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych (RODO), archiwistyki, platformy EPUAP2, systemów klasy EZD (ELOprofessional), Biuletynu Informacji Publicznej, prawa administracyjnego i dostępu do informacji publicznej. Wdraża systemy ochrony danych osobowych, zajmuje się audytem ryzyka związanego z przeważaniem danych osobowych, opracowuje dokumentację z zakresu ochrony danych osobowych, obiegu dokumentów w podmiocie oraz informacji publicznej., Ponadto wdraża platformę EPUAP2 wraz z jej konfiguracją, nadzoruje projekty archiwizacyjne oraz digitalizacyjne.

Formularz zgłoszeniowy

Zgłoszenia przyjmujemy poprzez elektroniczny formularz zgłoszeniowy, który znajduje się poniżej informacji organizacyjnych lub poprzez wypełnienie tradycyjnego formularz zgłoszeniowego dostępnej tutaj i przesłanie do nas faksem 85 87 42 011 lub mailem na res@res.edu.pl

Możliwość zapisania się na cały 3 – dniowy kurs, bądź dany dzień tematyczny.

SZKOLENIE W FORMIE ON-LINE